Cara membuat surat keluar

Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.
Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada 1 surat, 2 surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.
Mari kita mulai cara pembuatan surat keluar

Alur Pembuatan

1. Klik menu Surat Menyurat(1) > Surat Keluar(2). Untuk membuat Surat Keluar baru maka sorot tombol menu di pojok kanan atas(3) lalu klik tombol Tambah Data.

2. Setelah klik Tambah data, maka akan muncul tampilan sebagai berikut.

• Nomor surat: kode klasifikasi masalah yang disampaikan dalam surat tersebut
• Isi surat: menyatakan berita atau sesuatu yang ingin dinyatakan dalam surat tersebut
• Perihal Surat: isi atau inti pokok masalah pada surat yang dibuat
• Ditujukan Kepada & Alamat Tujuan: alamat yang dituju dalam pengiriman surat
• Tembusan: pihak-pihak yang mendapat salinan surat selain yang dialamatkan

3. Setelah surat yang sudah anda isi/lengkap akan terdapat label belum divalidasi(4) yang menandakan bahwa surat tersebut belum dikonfirmasi oleh atasan/pihak yang diberi kuasa.

4. untuk memvalidasi surat silahkan mengklik salah satu surat lalu pilih validasi surat, dan hanya user yang diberi akses untuk memvalidasi didalam pengaturan surat yang dapat memvalidasi surat

5. adapun menu lain seperti

• Arsip: dokumentasi surat keluar
• Agenda: membuat agenda dengan surat sebagai ref agenda
• Edit Data: Mengubah data surat keluar
• Lihat Surat: soft dokumen yang dapat dibagikan atau dikirim via email domain